4个技巧有效率地打电话

　　我喜欢打电话和人聊天。但是，通过电话从人们那里确实了解到需要的信息那就完全是另外一件事了。

　　作为一名记者，我需要为我的文章来源安排许多的电话采访。即使是一篇简单的800字的报道，也可能需要5次电话采访，而这又可能会需要用10多封的电子邮件来进行协调，并且其中大概还会有2次的安排因为一方突然有别的事情要处理而变更了之前的安排。因此，我一直在寻找能够让这一过程更有效率的办法。多年来，我总结出了一些技巧：

　　1、保留下你最有效率的时间段去处理你的重点工作。我知道我最好的写作时间是上午8点到10：30。所以，我很少建议或选择用这段时间来打电话，除非这段时间是其他人唯一有空的时候。我更喜欢一直写到我筋疲力尽，然后利用电话采访的时间作为一段不错的转换头脑的时段。

　　2、不要安排长时间的通话。仅仅因为你的日程安排中有着30到60分钟的空闲时段，并不意味着你的电话需要打这么长时间。我通常会要求打电话的时间长度在15或20分钟。这比一个小时的时间要更容易安排进日程里。较短的时间会加强自律。我不得不彻底想清楚我到底想要问些什么以及说些什么。再者，如果我要求获得20分钟的通话时间，但我在10分钟之后就已经得到了我所需要的一切信息，那我觉得我就可以礼貌地挂电话了。而另一方面，因为我知道大多数人的时间安排是以30分钟为单位的，所以，如果我们必须通话超过20分钟的时间的话，那这通常也不是一个大的问题。

　　3、提出有限制的时间窗（time window）的建议。相比于要求在未来的2个星期里的某个时候获得20分钟的通话时间--想想是我要调整时间安排--取而代之的是，我会要求要不就在周三的下午要不就在周四的上午（在10：30之后）获得20分钟的通话时间！留出过大范围的可选时间段会出现不可抗拒的因素。提前太长时间安排电话采访的具体时间也会增加一方可能会突然有别的事情要处理的机会。较短的时间范围能够让预定的电话采访确实得到执行。

　　4、目标是成为拨号的那个人。如果你是一个守时的人，那就要做到这一点。从1点到1：06就等你的手机铃声响起只会是一段停滞时间（dead time）。是的，你可以找到可以做的事情来填补这段时间（请看《在无聊的电话会议中可以做的22件事》），但最好还是让自己成为掌握数量和时间的那个人，从而才能最大限度地减少这些延误时间段的出现。

　　你是如何有效地安排电话和会议的呢？