Office 2013十大特色深度剖析

　　微软新推出的Office 2013，结合Office 365的云服务之后，总共新增了数十种文件编辑的功能与操作改进。以下我们精心挑选了最特别的10大新功能，包含Office on Demand串流部署、新增的触控功能、Excel的快速分析等，让你快速了解新一代Office的特点。

　　小编推荐：office2013安装教程

　　特色1：Office 2013可随选即用

　　早在Office 2010版时，当我们要安装、使用时，即可通过所谓的Click-to-Run技术，无需忍受冗长的等待时间，就能开始执行Word、Excel与PowerPoint等文件编辑程序，在2013新版本上，这功能继续保留。

　　而通过订阅的Office 365来取得Office 2013，除了同样有在安装时有Click-to-Run的快速安装、执行技术，另外还有一个临时性的Office部署功能，称为Office on Demand，通过网络串流下载虚拟Office应用程序，可临时编辑储存在SkyDrive的Office文件，当拥有合法Office订阅授权的用户，一旦他操作的是原本没有安装Office的计算机，也可以临时拥有Word、Excel与PowerPoint等应用程序，进而编辑文件。不过可惜的是，目前这功能仅支持Windows 7与8，先前的版本如Windows Vista与XP则无法使用。

　　可在我的Office网页上直接新建文件

　　提供功能完整，可临时下载的文件编辑软件

　　以往，要在没有Office软件的计算机上编辑文件，可以使用Google云盘(Google Drive)等提供在线文件编辑的云服务。只要有网络，就可通过计算机、平板与手机等装置的网页浏览器，来编辑储存在云端的文件，但缺点就在于网页版文书编辑器的功能目前不够强大，一旦碰到需要深度编辑的功能，用户仍须安装套装版Office。

　　因此文件的编辑，就会面临2个情况，一是安装在计算机的套装版Office功能比较完整，但是共享与分享不易，二是在线版的文本编辑便于分享与共同编辑，但是编辑功能不如套装版。

　　此外，除了常见的Google Drive在线文件编辑之外，微软本身也提供Office Web Apps，只要有浏览器就可编辑储存于SkyDrive的文件，不过同样会有功能较受限的状况。

　　结合SkyDrive储存与开启文件

　　乍看之下，Office on Demand看起来和Office Web Apps有不少共通点，例如一开始都是必须开启浏览器，但之后的执行方式并不相同──使用Office on Demand的时候，并不是在浏览器上开启，而是从网络上下载Word、Excel或PowerPoint等应用程序的应用程序串流文档，暂存在计算机中，让用户可以临时的编辑文件。

　　撇开操作系统的要求，要使用这个功能的首要条件，就是我们必须先将文件储存在SkyDrive，并在原本未安装Office 2013的计算机上，登入Office.com网站才可使用。

　　登入之后，我们在[我的Office]项目中，先看到最近使用的文件与资料夹，接下来，在这里也可以直接点选Office on Demand可建立新的Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、Access与Publisher等。

　　如果要开启储存在SkyDrive的文件，我们必须右键点选文件，再选择从Word、Excel或PowerPoint开启，就可以从网络下载供用户临时使用的Office on Demand，如果左键直接点选文件，则会以Office Web Apps开启。

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　　使用右键选择开启文件的方式

　　专门针对未安装Office 2013的Windows 计算机上使用

　　当我们以上述方式点选存放在SkyDrive的Office文件之后，如果用户计算机已经安装了Office 2013，系统会自动询问是否下载文件，并使用Word或Excel等应用程序开启，并不会将应用程序串流到计算机中，而是将文件下载，并用计算机内已经安装的Office 2013打开文件，不会浪费频宽与下载的时间;但如果计算机上已经装了旧版本的Office，如2010、2007、2003，甚至没有安Office应用程序，此时则会开始串流服务的下载，将最新的Office 2013暂存到计算机上运行，供用户编辑文件。

　　Office on Demand的概念，可想象成YouTube的影片播放，只要通过网络，我们就可以观看以串流方式下载的影片，但实际上并没有将这些影片的完整文件下载到计算机之中，也就是我们将网页关闭之后，影片就会消失，如果要重新开启再看一次，就必须重新下载。

　　实时下载、运行虚拟Office程序

　　一开始我们以为这功能只能编辑从SkyDrive开启的文件，无法用来编辑既有的文件，或是将文件另存到个人计算机。但实际上它就是一个可以完整运作的Office应用程序，因此不论是在自己的PC、文件服务器上的分享资料夹，都可以执行另存为新的文档、打开旧文件，以及编辑功能等，一样不缺。

　　仅限Windows 7后的操作系统，无法在其它平台上开启

　　在支持的操作系统方面，前面提到这功能目前仅支持Windows 7与8，并不支持先前的版本。至于其它操作系统，都只能以Office Web Apps开启，无法使用Office on Demand。

　　比较特别的是，因为微软也有针对Mac OS推出Office for Mac，目前最新版本是2011。因此当我们在Mac上使用网页浏览器开启SkyDrive文件时，如有安装Office for Mac，就会自动将文件下载到计算机中，如果尚未安装，则会开启Office Web Apps，或是询问是否安装Office for Mac 2011。

　　要使用Office on Demand的功能，还有一点要注意，就是如果用户当时所操作计算机有安装防毒软件，有可能会将这些串流的下载视为恶意攻击，因此有时会出现串流下载被阻挡的状况，系统管理者可能必须要调整相关的网络防护设定。

　　优点：可在原本没有Office应用程序的计算机上，立即串流下载应用程序虚拟包，即可开启功能完整的Office

　　缺点：必须先将Office文件上传到SkyDrive，才可编辑。

　　特色2：整合微软SkyDrive云储存服务

　　新Office 2013特点之一，就是结合微软云储存空间SkyDrive，文件储存时，除了过去另存在计算机文件夹，也可直接储存到用户SkyDrive云端空间的选项。值得注意的是，这个功能是直接上传、存放到用户的SkyDrive网络空间，而不是将文件存到计算机内与SkyDrive同步的文件夹中，在从系统背景与SkyDrive同步。当我们选择储存到云端时，还可以选择浏览、指定SkyDrive下的特定文件夹，操作上和本机磁盘的使用一样。另一种SkyDrive储存空间的用法，和Dropbox与Google Drive一样，我们也可以另外安装SkyDrive的同步软件，指定用户本机计算机特定的文件夹与云端同步。

　　可直接于SkyDrive浏览与编辑文件

　　Office结合SkyDrive后，若你使用的是Office 365的订阅式服务，而且文件也放在SkyDrive上，当你登入[我的Office]网页服务之后，即使你所在的计算机没有安装Office应用程序，依然可以通过Office on Demand的，直接开启并编辑储存在SkyDrive上的文件。

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　　优点：文件可随时存取在云端

　　缺点：必须随时处于网络联机状态，使用情境较受限制。

　　特色3：实时产生分析图表

　　过去在Excel上要建立图表，必须先选择要制作成图表的储存格，点选插入图表的工具列选项，并预先想好要建立的图表类型，再选择类型并建立图表。而Excel 2013则内建了快速分析的功能，用户只要圈选要制作图表的储存格，在选取范围的右下角就会出现快速分析的小图示，点选之后就会浮现格式设定、图表、总计、表格与走势图等选项，并且会显示对应模板。

　　当我们将鼠标移到模板上，便可直接预览所选数据用图表呈现的结果，而且很特别的，是这些预览的表格或结果，不只是一个范本而已，而是以现有的实际数据所产生的结果。以实际数据产生预览的好处，就是当我们不确定现有的数据，以横条图、曲线图或走势图等方式呈现比较理想，或是比较具有说明性的时候，我们可以通过图表的预览快速比较结果。确认并在想使用的数据类型上点选之后，图表就会产生，不必像以往选定图表类型之后，才发现不适合使用这种图表呈现数据，制作图表时相当方便且直观。

　　可实时预览现有数据建立的图表

　　而且，快速分析所建立的图表，要更换类型的时候也和传统图表修改类型一样，只要选取更改图表类型即可，和以往操作一样，但是创建速度更快。

　　选取数据后，就能马上创建图表或统计数据

　　优点：可实时预览现有数据创建的图表

　　缺点：内建的图表类型较少，要选取特定类型图表，仍须采用传统方式逐一选择。

　　特色4：Office 2013数据内容自动带入

　　过去在制作Excel文件时，若汇入大量数据，往往会出现不同性质数据存在同一字段的状况，例如同一个字段格包含了中文姓名、电话，以及用英文名字设定的电子邮件等，在数据整理或分析时，要将姓、名，以及英文名字等整理到其它储存格，都必须一笔笔重新剪贴、排列。

　　在Excel 2013内建了一个快速填入的功能，能够自动参考用户的操作行为，依样将对应的数据填入其它字段中。而用户要做的，就是手动输入第一笔数据，例如前面提到的姓、名、英文名字等，分别复制并贴上，或手动输入第一笔数据的其它字段，接着选取其它空白的储存格例如第二个名单的名字字段，再点选快速填入的工具列按钮，Excel就会自动将其余数据，依我们先前所输入的原则将对应的数据带入。

　　用户仍须手动分离第一笔数据

　　执行快速填入，可自动带入对应的数据

　　要注意的是，目前这功能一次只能对应一行或一列，用户必须逐项点选，才会带入数据，并无法一次填入所有不同性质的数据。

　　优点：大幅减少用户整理数据操作与时间。

　　缺点：汇入数据内容格式必须统一，否则容易产生误判。

　　特色5：触控操作功能大幅强化

　　去年微软在Windows 8中，已经打造出针对平板电脑使用，同时也适用原有的鼠标和键盘操作的Windows 8 UI风格接口。因应未来Windows、iOS与Android等平板电脑的触控需求，微软在新版Office中，提供更多适合触控的使用方式。

　　无论是在支持触控的Windows计算机上使用Office 2013，或是在任何支持触控的设备上(iPad、Android等平板)，通过浏览器使用在线版的Office Web Apps时，都有更便于触控操作的设计。

　　我们实际使用不同设备感受Office的触控操作性，整体来说，新版Office提升接口与工具的触控性，以兼顾触控、平板电脑的用户，的确是达到一些辅助的效果，能取代鼠标与触控板应用。

　　在部分应用情境下，Office 2013新加入的接口设计，也让触控操作也有更大的发挥，像是改善后的Word阅读模式与PowerPoint幻灯片播放模式，都让用户在触控操作上能够更直观与顺畅。

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　　综合来说，从触控功能的设计上来看，目前单机版Office 2013的触控使用性，会比原本网页版Office的Office Web Apps好一些，只是，目前用户所操作的个人计算机能支持触控功能的并不多，有机会用到Office触控特性的状况反而是在线版Office Web Apps的使用需求会比较高，因为市占率较高的iPad、Android等平板也能够使用。

　　Office 2013 RT的触控特性与Office 2013相同

　　微软面对平板与触控应用，推出有别于x86架构的Windows 8 RT平板电脑平台，这类产品像是微软Surface、华硕VivoTab RT TF600与联想IdeaPad Yoga 11。特别的是，这些平板内建Office 2013 RT的Word、Excel、PowerPoint与OneNote，因此用户不需再额外购买，相当不错。

　　我们实际使用微软Surface平板电脑(Windows 8 RT)及HP Envy X2(Windows 8)测试，在传统PC架构和Windows RT下，结果发现，在功能面上与触控特性上，两者几乎完全相同。

　　但由于系统环境的不同，基于ARM架构而设计的Windows RT，将无法支持其它x86、x64的应用程序。因此，在这样的平板电脑上，其随附的Office 2013 RT，不能提供与其它应用程序连动的功能，这代表我们不能以电子邮件、信息等方式，将文件传送、共享，也无法安装附加功能，像是在Excel 2013 RT中无法使用Power View。

　　特色6：可直接搜寻网络图片和视频并内嵌

　　现在的Office文件中，可以直接搜寻网络上的多媒体图片，并下载至文件中，甚至可以像我们在许多部落格发文时，可以直接嵌入在线影片，不像传统Office文件，只能插入计算机中的图片文件。

　　不需开启浏览器，便能搜寻网络上的照片与视频

　　但要注意的是，在插入在线图片功能时，在新版Word、Excel、PowerPoint、OneNote与Outlook新增电子邮件时，都可以使用这个功能，而插入在线视频这个功能，只有在Word才有。

　　在上述Office文件执行插入图片的功能时，程序会显示搜寻图片来源窗口，你可以输入关键词，从内置的Bing搜寻引擎、Office.com，或直接从个人SkyDrive、Flickr与Facebook等网站服务，将图片以下载方式存至Word文件中，但无法以嵌入图片连结方式在文件中加入图片。

　　可直接以搜寻在线图片方式插入图文件

　　而在Word 2013插入视频时，使用接口可以整合Google的YouTube、微软的Bing搜寻网站寻找网络上的多媒体影音，不论是各大影音网站的内容，都可以插入文件内。而且，这个在Word 2013嵌入的多媒体影片，不会太占用文件空间，在用户在点击影片后，将会自动以全屏幕形式播放影片内容，但这么做的前提是，计算机需要连上Internet。

　　优点：可以快速利用网络上的多媒体资源，并插入文件中。

　　缺点：图像搜寻服务不够弹性，仅提供Bing作为选项。

　　特色7：office 2013增强图表功能

　　过去在Word、PowerPoint建立图表时，是通过插入图表功能，此时会自动开启Excel以编辑图表信息。现在，2013版的这两套软件插入图表时，不再需要执行Excel，取而代之的，则是跳出一个内建的图表窗口，让用户通过这个表格型态的窗口来修改图表参数。

　　PowerPoint与Word均内建图表编辑窗

　　当然，我们在Word、PowerPoint 2013中编修从Excel所复制过来的图表时，也可以直接通过这个新的图表窗格来修改图表参数，无须再重复开启Excel，相当方便，省去执行的资源与时间。

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　　可直接编辑图表中的储存格，改变图表内容

　　附带一提的是，现在的Excel 2013不论是开新文件与开启旧档，皆可让每份Excel文件都拥有独立窗口，要并排作业或是显示于另一个屏幕上都很方便。不用像之前的版本，需要执行两次Excel主程序才可以达到目的，或是使用[并排检视]功能，才可让两个文件显示在一个Excel窗口中。相较之下，Word在2003版、PowerPoint在2010版，就已经让每份简报开启后有独立窗口。

　　优点：插入图表时，不用同时开启Excel主程序。

　　缺点：旧版Office所建立的图表，在新版中仍需开启Excel来编辑。

　　特色8：office 2013支持PDF编辑

　　Word在先前版本就已经能将文件储存为PDF──在2007版时，须自行安装相关加载宏，2010版则将此功能内建。现在，Word 2013更是具有直接编辑PDF文件的能力，这是相当大的突破，而不须仰赖Acrobat等PDF编辑软件。

　　你可以从Word 2013直接开启PDF格式的文件来浏览，也可以直接编辑其中的内容并储存。

　　Word可直接开启PDF文件并编辑

　　对于用户来说，如果只是一般的PDF文件编辑修改，以往即使有Office，仍必须开启其它应用程序来转换、编辑，相当麻烦，现在完全不用。而且，用户也可以在储存时设定保护与写保护密码，经过加密的PDF也仍然可以从Word中输入密码解开。此外，将文件储存至云端与人分享时，也可以任意插入评论与人共同讨论。

　　只是，若PDF文件包含许多图形时，用Word 2013建立后再开启，看起来可能不会跟原始PDF完全一样，排列上会有些差异，甚至将整个页面将转换成一张图片，而无法编辑其中的文字。

　　Word开启PDF文件编辑时，文件格式稍有差异

　　然而，若你用的是在线版的Word Web App，这程序不像Word 2013具有编辑PDF文件格式的能力。

　　因此，若用户想要在线检视PDF文件，像是个人SkyDrive云储存空间中的PDF文件，用户仍需要在计算机的浏览器上，安装支持PDF读取能力的外挂程序，始可在浏览器上直接检视PDF内容。

　　优点：单靠Word，也能执行简单的PDF文件编修。

　　缺点：若是开启的PDF文件图形太过于复杂，编辑性会较不理想。

　　特色9：增强的简报者检视画面

　　利用PowerPoint 2010做报告时，[报告者检视画面]功能是多数人没有注意到的功能，因为这个功能需要在连结另外一个屏幕时，才会显示。使用上，另一屏幕将会呈现单一报道页面，而自己计算机屏幕上的简报者检视画面中，则会显示目前简报页面与备忘录，以提示讲者简报要点。

　　接口更直观、好用的简报者专用画面

　　在PowerPoint 2013中，强化了报告者检视画面功能，虽然这功能项目相较于前一版增加的幅度不多，但接口操作起来比之前更直观，看起来也较专业。

　　在接口风格上，新的报告者检视画面变成全屏幕浏览方式，并改成黑色背景，但用户仍然可以点击左上方设定以显示工具列，进行其它计算机操作。

　　检视时，目前投影页面会显示在主要画面中(第一个屏幕)，右侧边栏则可以预览下一张投影片与备忘录，若要预览多张投影片，则需要点选下方工具才会显示。

　　工具上，除了2010就有的备忘录、定时器、画笔工具与多张简报预览功能，现在增加了电子白板软件常见的功能，像是雷射笔、放大镜工具，以及屏幕变黑与白板功能，能分别指示投影片重点、将画面局部放大、让简报暂停显示，或变成白板让讲者绘图、书写，至于简报定时器，多了暂停、重新启动功能。

　　加入常用的电子白板工具

　　综合来说，以往要使用这样的功能，用户可能需要通过其它电子白板软件，或是利用投影机本身的简报功能来操作，现在，PowerPoint内建这些功能，让讲者可以减少一些报告前的准备动作。

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　　同时在简报切换的转场特效上，新版PowerPoint也新增了12个效果，其中窗帘、纸飞机与折纸的特效，相当吸引目光。只是这些新特效在Office 2010等旧版本并无法播放。

　　优点：报告者可以用直观的切换接口，辅助讲者进行讲解、展示内容。

　　缺点：原先的[多张投影片缩图预览]因2013版的版面配置更动，用户需要点击功能按钮才会显示。

　　特色10：实时在线展示文件内容

　　过去PowerPoint 2010提供在线网址功能，让用户可以将报告打开网址分享给对方，或是直接将夹带该报告网址链接的电子邮件发送给其它人，对方即可通过自己计算机、平板、手机上的浏览器，直接观看报告。

　　Word开始支持在线展示

　　这项功能在Office 2013中更名为在线展示，而且可额外在Word中使用。通过新的Office Presentation Service，当报告上传至微软提供的公用服务器，不仅可以让远程报告者报告画面，同时额外提供了让对方下载报告的选项，这是过去所没有的功能。

　　展示的文件文件，也可让远程检视者下载

　　值得注意的是，在PowerPoint 2013中，只要选择幻灯片放映页签，便能找到在线展示的功能指令，而Word 2013则需要从[文件]-[共享]的地方打开这个功能。同时，在Word的共享选项中，除了在线展示功能，还有邀请人员共同编辑的功能，这个功能在过去2010版时就有提供，但主要是搭配SharePoint平台，现在用户可以方便的通过SkyDrive平台，让文件供多人共同编辑。

　　优点：可以实时将文件分享至网络，并从不同装置的浏览器上观看。

　　缺点：此在线展示机制缺少验证文件存取者身份的保护措施。