什么是Excel数据清单

　　随着Excel提供的新改善的数据清单功能。你会发现Excel的表和数据管理能力正是自己需要的。本章的内容可以帮助我们更有效地管理数据。

　　一个数据库（也被称为一个表），是以具有相同结构方式存储的数据集合。例如电话簿、公司的客户名录、库存帐等等。利用数据库技术我们可以方便地管理这些数据，例如对数据库排序和查找那些满足指定条件的数据等等。

　　在Excel 2000中，数据库是作为一个数据清单来看待。我们可以理解数据清单就是数据库。在一个数据库中，信息按记录存储。每个记录中包含信息内容的各项，称为字段。例如，公司的客户名录中，每一条客户信息就是一个记录，它由字段组成。所有记录的同一字段存放相似的信息（例如，公司名称、街道地址、电话号码等）。Microsoft Excel 2000提供了一整套功能强大的命令集，使得管理数据清单（数据库）变得非常容易。我们可以完成下列工作：

　　排序——在数据清单中，针对某些列的数据，我们可以用数据菜单中的排序命令来重新组织行的顺序。可以选择数据和选择排序次序，或建立和使用一个自定义排序次序。

　　筛选——可以利用“数据”菜单中的“筛选”命令来对清单中的指定数据进行查找和其它工作。一个经筛选的清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其它行。

　　数据记录单——一个数据记录单提供了一个简单的方法，让我们从清单或数据库中查看、更改、增加和删除记录，或用你指定的条件来查找特定的记录。

　　自动分类汇总——利用“数据”菜单的“分类汇总”命令，在清单中插入分类汇总行，汇总你所选的任意数据。当你插入了分类汇总后，Microsoft Excel自动为你在清单底部插入一个“总计”行。

　　Microsoft Excel 提供有一系列功能，可以很容易地在数据清单中处理和分析数据。在运用这些功能时，请根据下述准则在数据清单中输入数据。

　　数据清单的大小和位置

　　避免在一个工作表上建立多个数据清单，因为数据清单的某些处理功能（如筛选等），一次只能在同一工作表的一个数据清单中使用。

　　在工作表的数据清单与其它数据间至少留出一个空白列和一个空白行。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，这将有利于 Microsoft Excel 检测和选定数据清单。

　　避免在数据清单中放置空白行和列，这将有利于 Microsoft Excel 检测和选定数据清单。

　　避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。

　　列标志

　　在数据清单的第一行里创建列标志。Microsoft Excel 使用这些标志创建报告，并查找和组织数据。

　　列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式，应当与数据清单中其它数据的格式相区别。

　　如果要将标志和其它数据分开，应使用单元格边框（而不是空格或短划线），在标志行下插入一行直线。

　　行和列内容

　　在设计数据清单时，应使同一列中的各行有近似的数据项。

　　在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格影响排序和查找。

　　不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。