巧用公式审核来校验数据

　　在用Excel录入完大量数据后，不可避免地会产生许多错误。通常多数朋友都是一手拿着原始数据，一手指着计算机屏幕，手工进行数据校验，这效率不高还累人。为此，笔者特向大家介绍两种轻松且高效的数据校验方法。

　　公式审核法

　　有时，我们录入的数据是要符合一定条件的，例如，对于学生成绩表而言，其中的数据通常是0～100之间的某个数值。但是，在录入时由于错误按键或重复按键等原因，我们可能会录入超出此范围的数据。那么，对于这样的无效数据，我们如何快速将它们“揪”出并予以更正呢?让我们用公式审核法来解决这类问题 吧。下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。

　　首先，打开一张学生成绩表。然后，选中数据区域(注意:这里的数据区域不包括标题行或列)，单击“数据→有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”(见图)，最后单击“确定”退出。

　　接着，执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了(见图)。

　　根据红圈标记的标志，对错误数据进行修正。修正后红圈标记会自动消失。这样，无效数据就轻松地被更正过来了。