把Excel表格搬到网上

　　果果在一家广告公司做网络管理员，人力资源部的莓莓有一件事情想请果果来给帮个忙，公司正在给员工调整养老保险储蓄，审批表中的数据涉及多个部门，而且主管财务的副总正在国外出差，怎样让各部门通过局域网快速填写报表，再让副总通过网络来进行审查呢？

　　果果对办公软件不是特别熟悉，听了莓莓的具体描述后，不好拒绝，就先答应下来了。一有空急忙上网向老师求教，老师告诉果果，Excel 2003新增了一个称为“列表”的功能，在SharePoint网站的支持下威力巨大，用户使用IE浏览器就可以编辑“列表”中的数据，实现了真正意义上的网上Excel。闻听此言果果大喜，立刻动手架设网上“办公桌”。

　　架设网上“办公桌”

　　所谓网上“办公桌”，就是SharePoint网站中的“网站”。公司局域网服务器安装的是Windows 2003，正是运行Windows SharePoint Services 2.0最理想的环境。

　　第一步：删除FrontPage Server Extensions

　　在安装Windows SharePoint Services 2.0时，有一个特殊要求，就是虚拟服务器中不得有FrontPage Server Extensions。果果检查了一下自己的Windows 2003，发现IIS已经安装了FrontPage Server Extensions。根据微软公司提供的资料，可按如下方法删除此任务：单击“开始→运行”，输入“cmd”命令。在命令提示符窗口执行“cd”命令，回到C盘根目录，再执行“cd c:program filescommon filesmicrosoft sharedweb server extensions50bin”DOS命令，进入FrontPage Server Extensions 安装目录。然后输入“owsadm.exe -o fulluninstall -p 80”DOS命令，其中80代表运行FrontPage Server Extensions的虚拟服务器使用的端口号， 输入完毕回车完成删除任务。

　　果果提示：如果Windows 2003的IIS没有安装FrontPage Server Extensions，只要安装了ASP.NET就可以安装Windows SharePoint Services 2.0了。

　　第二步：运行Windows SharePoint Services 2.0

　　运行Windows SharePoint Services 2.0安装程序，选择“典型安装”。当安装程序显示“请稍候，安装程序正在配置SharePoint网站”时，说明安装过程即将结束，果果就可以为大家安放“办公桌”了。

　　第三步：为Excel 2003“列表”创建网上“办公桌”

　　具有网站创建权限的用户登录SharePoint网站，单击主页上的“创建”按钮，在“创建网页”中,选择“网站和工作区”，打开“新建SharePoint网站”页面。在“标题”框内输入即将创建的网站名称（如“Excel列表”），然后在“URL名称”框内输入网站的URL名称。由于这个网站是建立在SharePoint网站下的一个虚拟网站，所以“URL名称”前的内容（如“http://192.168.0.1”）用户不能修改，只能在SharePoint网站URL后的框内输入名称（如“Excel”），它和SharePoint网站的URL共同构成了“办公桌”的URL（如“http://192.168.0.1/Excel”）。

　　创建列表

　　网上“办公桌”建好以后，果果来到莓莓的办公室。打开存放有养老保险储蓄数据的Excel 2003工作表，然后选中需要发布为“列表”的数据区域。执行菜单“数据→列表→创建列表”命令，弹出（如图1）所示的“创建列表”对话框，其中显示了绝对引用的列表区域。如果需要使用列表标题执行筛选等操作，可以选中“列表有标题”复选框。如果取消该复选框，则创建的列表会自动添加“列1”、“列2”这样的列标题。

[Ok3w_NextPage]

　　图1 创建列表

　　单击对话框中的“确定”按钮，所选区域就会变成（如图2）所示情形。其中区域的末行会显示带有星号的空白行，只要在该行中输入数据，带有星号的空白行及其下方的数据会自动下移，供用户插入任意数量的数据行。

　　点击查看大图

　　图2 插入数据

　　发布列表

　　现在万事俱备，果果可以把Excel 2003列表发布到网上“办公桌”，公司各个部门的用户可以通过IE浏览器进行编辑。

　　第一步：执行菜单“数据→列表→发布列表”命令，弹出“发布列表到SharePoint网站”对话框。首先在“地址”栏中输入存放列表的网站URL（如“http://192.168.0.1/Excel”）。若要将列表链接到即将在SharePoint 网站创建的列表，便于发布列表的用户（如莓莓）在Excel 2003中刷新数据，则选中“链接到新SharePoint列表”复选框。

　　第二步：在“名称”栏中输入即将创建的列表名称（如“新增养老储蓄”），并在“说明”栏中输入列表描述文字，完成后单击“下一步”按钮继续。

　　第三步：看到的对话框（如图3）所示，它要求用户检查列表区域中每一列显示的数据类型是否正确。如果列链接的数据类型不正确，可以单击“取消”按钮返回，转换为正确的类型。确认无误后单击“完成”按钮，列表就会发布到SharePoint网站的指定位置，并弹出对话框告知访问列表的URL。

　　图3 发布列表

　　果果提示：如果选择了链接到SharePoint网站，而且列表中的某些单元格存放有公式，发布列表的过程中会删除其中的所有公式，代之以公式的计算结果。如果发布列表时没有选择链接到SharePoint网站，发布后的列表可以保留原来的公式，但是发布列表的本地用户不能在本地使用Excel同步列表。

　　列表的使用

　　第一步：列表成功发布后，莓莓立刻通知财务部等部门的有关人员。他们需要在IE地址栏中输入存放列表的网站URL（如“http://192.168.0.1/Excel”），稍等片刻，就会弹出网站的登录对话框，用户只需输入自己的用户名和登录密码，就可以打开网站主页。

　　图4 列表的使用

　　第二步：单击主页左上方的“文档和列表”按钮，就可以在页面的“列表”下看到刚才发布的列表（如“新增养老储蓄”）链接。单击它即可显示如图4所示的页面，用户就可以使用IE浏览器对列表进行编辑了。

　　第三步：如果人力资源部要在列表中增加新的数据行，只要在区域末尾带星号的空白行内输入数据，带有星号的空白行会自动下移，从而插入任意数量的数据行。

　　第四步：为了查看员工的工作时间，莓莓使用IE浏览器对列表中的数据进行了筛选或排序。如果需要将（图４）中的数据按“工作时间”升序排列，单击“工作时间”旁的下拉按钮,打开菜单，选择其中的“升序排列”命令，则列表中的数据就会按照“工作时间”升序排列。经过排序后的列表还可以进行筛选，如果需要把列表中工龄“>20”的数据挑出来，可以单击“工龄”旁的下拉按钮,打开菜单，选择其中的“自定义”命令。在“自定义自动筛选方式”对话框中,选择“大于”和“20”，“确定”后即可看到列表显示了工龄大于20的所有数据。

　　果果提示：经过一次筛选的数据可以继续筛选，用户只要按上面介绍的方法打开关键字所在列的下拉菜单，根据需要选择筛选关键字或自定义筛选方式即可。

　　第五步：如果财务部要对列表中的数据进行统计，可以单击网页上的“汇总”按钮，“列表”自动在空白行下方添加一个“汇总”行。选中该行中的任意一个单元格，其右侧会显示一个下拉按钮，单击它可以打开（如图5）所示的菜单。其中含有求和、平均值等八种统计函数，用户只要根据统计需要和单元格上方的数据类型，选择菜单中的合适命令就可以在当前单元格中获得结果。

[Ok3w_NextPage]

　　图5 选择函数

　　果果提示：（如图4）所示，网页右侧有一个“任务窗格”，其中可以执行“用Excel打印”等多种任务。单击“任务窗格”左侧的“隐藏任务窗格”，可以将其收缩成一个黄色的窄条。反之，单击黄色窄条上的“显示任务窗格”，就可以将任务窗格显示在网页上。

　　协同编辑列表

　　第一步：如果有多个用户使用IE浏览器编辑SharePoint 网站上的列表，每个用户都可以像独占工作表那样自由编辑，使用方式和Excel完全相同。如鼠标指向列表左侧，当光标变成右向箭头以后，右击，选择快捷菜单中的“删除行”等命令就可以删除或添加行。其他参与协同工作的用户要想看到最新的编辑结果，只要单击页面上的“刷新数据”按钮，待服务器检索列表数据结束就可以了。

　　由于莓莓的电脑上安装了Excel，她只要单击网页右侧“任务窗格”中的“导出并链接到Excel”命令，就可以将当前网页中的列表导出到工作表或工作簿。

　　第二步：莓莓是使用Excel 2003发布列表的本地用户，因此她既可以使用Excel，也可以使用IE浏览器参与列表的网上编辑。如果在Excel 2003中修改了数据，只要单击Excel 2003“数据”、“列表”子菜单下的“同步列表”命令，稍等片刻服务器上的列表就会被更新。其他用户只要单击“刷新数据”按钮就可以看到最新的编辑结果。如果莓莓希望使用IE浏览器查看编辑结果，只要单击“数据”、“列表”子菜单下的“在服务器上查看列表”命令，就可以像其他用户那样通过IE浏览器查看和编辑列表了。

　　果果提示：如果莓莓想放弃对列表所做的本地修改，并从SharePoint网站下载列表的当前副本，执行菜单“数据→列表→放弃更改并刷新”命令即可。

　　在果果的大力帮助之下，人力资源部迅速完成了养老保险储蓄的调整。远在国外的副总使用VPN登录公司的SharePoint网站，快速浏览并审批了列表，并夸奖莓莓工作有方。为此，莓莓还请果果上饭店搓了一顿。