利用智能格式整理提高工作效率

经常需要复制网上的一些文字打印出来，但是粘贴到WPS里往往会很乱，常常还有乱码。

如何快速整理网上复制的文字呢，需要用到一个很好用的功能，选择WPS文字菜单栏上的“工具”/“文字工具”/“智能格式整理”。

以下是在百科里找到的一篇文章，我们来做个试验(图1)：

图1

启动WPS，新建一个空白文档，在空白处点右键》》选择性粘贴(图2)。

图2

选定作为无格式文本来粘贴(图3)。

图3

得到下图的文字，没有段落，格式很乱(图4)。

图4

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仔细观察会发现，本来应该是段落回车符号的地方都变成了两个空格，而且很规律。

我们选中这两个连续的空格，按Ctrl+C复制(图5)。

图5

按Ctrl+F调出查找替换窗口。查找内容里粘贴入刚才复制的空格，替换为里输入^p(换行符)。

输入完成点全部替换(图6)。

图6

至此段落已经自动调整好了。再按Ctrl+A选中全文(图7)。

图7

全文选中状态下执行菜单栏“工具”/“文字工具”/“智能格式整理”(图8)，

图8

智能格式整理会自动删除空段，自动缩进等一些非常适用的调整(图9)。

图9

是不是很简单呢，当然这篇例文短小，如果你经常上网复制一些资料，而且是大篇幅的，会节省很多时间。

熟能生巧，在工作中学习。

自己打印文章也是一样，可以用到这个功能。

一般原则是除了段落换行回车以后，其它格式暂时不管，先把所有文字输入(图10)，

图10

CTRL+A选中全文，执行“工具”/“文字工具”/“智能格式整理”得到下面的效果(图11)。

图11

选中需要项目编号的段落，点击工具条上的项目编号按钮(图12)。

图12

调整一下标题，OK，大功告成(图13)。

图13