商务简报实战技巧

　　商务演示文稿实战应从两大方面：一是制作篇;二是现场演示篇，下面这篇短文就是从这两方面总结了66招，应该还有很多方面值得重视，我先整理放上。大家一齐补充，欢迎更多实战经验丰富人士加入本贴~~~~

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　　第一招

　　• 弄清楚简报的对象是谁

　　– 如背景如何、人数多少、男女比例、学历的分布等信息都会影响到简报的内容和方式

　　第二招

　　• 说听众听得懂的话

　　– 面对不同的人，应该有不同的沟通方式，用词上应避免使用过多的专有名词

　　第三招

　　• 切勿以文字填满简报内容

　　– 每一张投影片内的文字不宜过多，过多文字往往使得听众为了阅读而分心，也会让人觉得你的准备不够。

　　– 最好控制在五到六行之内为原则，每行字数约在十个字左右

　　第四招

　　• 一张投影片以一个主题为原则

　　– 尽量让内容能够精简短少，却又可以涵盖所要讲述的重点。里面的重点最好以条列的方式，列出纲要即可。

　　第五招

　　• 简报内不要使用太多种字型

　　– 以粗 体字或圆体字较为讨好。

　　– 尽量不要太过于使用粗体字或斜体字。

　　– 而且要控制在三种字型以内较为适宜。

　　第六招

　　• 制作结构化的简报内容

　　– 简报大概的模式：简报主题、前言、现代或环境背景、目的、建议、总结和问题等

　　– 如果不熟悉，可运用软件内的大纲精灵，可以快速帮你制作出一个有结构清楚的的简报内容

　　第七招

　　• 利用项目符号将内容分层

　　– 一来有助于参与者的阅读

　　– 二来也能将重点做明显区分

　　• 层次最好以两层为限

　　第八招

　　• 用文字不如用数字

　　– 专业、复杂，或是一些比较性质的内容，只是用文字表示时，很难给人深刻的印象。

　　– 若能提出数字作为例证，或进行相关的分析比较，更能增加专业性、提升可信度

　　第九招

　　• 标题字体放大

　　– 以能够让与会者看清楚为原则

　　– 内文所使用的字级不要小于18级

　　– 标题字原则上字级应该在40级上下5级的范围。

　　第十招

　　• 加入插图丰富版面

　　– 美工图片的加入，可以美化版面，增加简报内容的活泼度。

　　– 运用主题相符的图片，增加视觉吸引力、拉近观众与简报主题的距离。

　　第十一招

　　• 用数字不如用图表

　　– 图表的呈现能较快速的让人一目了然，也容易看出数据间的相对变化

　　– 记住用文字不如用数字，用数字不如用图表

　　第十二招

　　• 不宜将所有文字塞入一张投影片中

　　– 美工图案应是居于辅助的地位

　　– 过于枝节的内容、不是必要的图表，不需全部放进在简报内容中，只需用口述的方式说明即可

　　第十三招

　　• 善用不同形式的图表

　　– 应依所得数据的性质，慎选适当的图表格式，才能让你所要做的报告内容清楚呈现。

　　第十四招

　　• 注意简报内数字的正确与否

　　– 简报内容在文字与排版方应避免错误。

　　– 小小失误即可引起听众对你简报能力的质疑。

　　第十五招

　　• 加入适当的文字色彩

　　– 文字色彩情感与信息的内容和观众的文化背景有关

　　– 蓝色代表信任、稳定。

　　– 橙色代表温馨、智慧。

　　– 紫色代表豪华、怀旧。

　　– 灰色代表中立与深思熟虑。

　　第十六招

　　• 使用PowerPoint简报模板，快速制作专业简报

　　– 缺点是，只要是采用过PowerPoint软件的简报听众，大概都已经看过这些背景好几次了。

　　第十七招

　　• 一次不要同时使用所有的招数

　　– 使用过多的字型、色彩以及美工图案，只会把简报妆点成一颗花花绿绿的圣诞树

　　– 简单的设计反而更容易营造出专业的感觉

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　　第十八招

　　• 图表里的颜色不要超过四种

　　– 过多的色彩会扰乱图表本身原有的效果

　　– 制作简报之前，最好先在心中建立一套色彩规划，并且坚持到底

　　第十九招

　　• 加入公司的LOGO，增加专业感

　　– 直接在简报上加入公司logo，会让简报看起来更具有专业架式。

　　第二十招

　　• 小心底图在实际投影时发生差异

　　– 一张好的简报底图，应该要能够突显出简报主题。

　　– 正式简报前，应该先测试一下实际投影效果。

　　第二十一招

　　• 简报内的底图要统一

　　– 底图一致，才会使得整个简报有一体感以及完整性，也会让听众在视觉上比较舒适。

　　第二十二招

　　• 善用投影母片功能，自制简报格式

　　– 一旦做好投影母片的设定，以后如果需要制作固定基本格式的简报投影片，只要直接套用该投影母片即可，就不用再花时间重新设定

　　第二十三招

　　• 底图的选择不要太花俏

　　– 使用设计繁复、颜色太过花俏的简报底图，会分散听众的视觉焦点

　　– 不妨以简单大方的底图为首选，这种设计最万无一失。

　　第二十四招

　　• 加入底图让简报更具质感

　　– 选择适宜的底图，简报的质感度立即向上攀升。

　　第二十五招

　　• 字体颜色和底图要呈现对比

　　– 专家建议，用明亮的字体颜色，搭配暗色背景底图，才是最为抢眼的简报版面安排方式

　　第二十六招

　　• 制作简报制式模板，加强企业形象

　　– 最好选择最接近公司商标或感觉的颜色。

　　第二十七招

　　• 为你的简对象制作专属简报

　　第二十八招

　　• 建立自己的模板数据库

　　– 为应付不同场合的简报，建议多搜集一些简报模板。

　　第二十九招

　　• 学习利用计算机做简报

　　第三十招

　　• 确定计算机设备能够进行动态简报

　　– 为避免出错，建议全部演练一遍

　　– 另外也别忘了根据档案的格式，安装能播放你要的影片或音效所需要的软件。

　　第三十一招

　　• 在简报中加入动态效果

　　– 适度的加入动态效果，会使整个简报过程生动而有趣

　　– 观众也才不会因为无聊而昏昏欲睡

　　第三十二招

　　• 外挂动态软件添加简报态效果的选择

　　– 利用外挂软件如：「show 3D」、「Flash」等让简报效果更加出色动人。

　　第三十三招

　　• 一张投影片不要用三种以上动画效果

　　– 使用过多将会适得其反，模糊了简报的重点

　　第三十四招

　　• 放弃不熟悉的工具与特效

　　– 事前必须熟悉各项设备的操作要领，并且反复綀习

　　– 不要为了比炫，去使用一些不熟悉的工具与特效

　　第三十五招

　　• 加入声音，强化简报效果

　　– 一小段演讲词、音乐、音效可强化简报的说服力。

　　– 切记要尽量简短

　　– 切勿使用未经授权的音乐以免触法

　　第三十六招

　　• 用短片、动画吸引观众目光

　　– 有时候，语言和文化上的障碍，也会因为一段幽默的短片而化解，拉近你和众的距离

　　第三十七招

　　• 在大场地不妨使用麦克风

　　第三十八招

　　• 让观众忘了高科技的存在

　　– 简报内容和你的表现才是主角。

　　– 不要低头看简报设备

　　– 尽量使用无线的器材

　　第三十九招

　　• 别和计算机音效抢话说

　　– 务必要让音效播完再说话，千万不要计算机音效互相抢白。

　　第四十招

　　• 把简报当作是一场表演

　　– 多媒体动态效果，只是让简报更精彩的辅助工具

　　– 你的简报内容以及临场的态度表现，才是最重要的关键。

　　第四十一招

　　• 档案大的影片另外存盘

　　– 简报档案太大，会将档案的开启、运作速度拖慢。

　　– 不妨有简报投影片里加入一个超级链接，等需要时再点选播放。

　　第四十二招

　　• 不要又用计算机又用传统投影机做简报

　　第四十三招

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　　• 利用小抄

　　– 将重点的数字或提示词记在上面，适时用很快的时间偷瞄一下，提示自己。

　　第四十四招

　　• 设想听众可能提出的问题与回答

　　第四十五招

　　• 备妥备份文件

　　第四十六招

　　• 传统投影片的准备

　　第四十七招

　　• 如何消去简报背景

　　– 在打印功能窗口中，勾选「纯粹黑白」选项，就不会印出简报的背景底色。

　　第四十八招

　　• 不断綀习加上实地演练

　　第四十九招

　　• 准备讲义

　　第五十招

　　• 节省纸张的讲义打印

　　第五十一招

　　• 准备数个笑话与案例

　　第五十二招

　　• 学习如何操作、设定笔记型计算机

　　第五十三招

　　• 不要死记简报内容

　　第五十四招

　　• 熟悉播放软件的操作

　　第五十五招

　　• 在简报中准备QA时间

　　第五十六招

　　• 数据的更新

　　第五十七招

　　• 选择适当的简报场地

　　第五十八招

　　• 必要时自行准备工具

　　第五十九招

　　• 辅助工具的运用

　　第六十招

　　• 了解会议厅的布置及设备

　　第六十一招

　　• 提早到达会场

　　第六十二招

　　• 穿着简单大方的服装

　　第六十三招

　　• 观众入场前就将计算机接上投影机

　　第六十四招

　　• 请微笑注视观众

　　第六十五招

　　• 切忌躲在计算机屏幕后面做简报

　　第六十六招

　　• 不要耍弄手上的物品