实操教程：构建自己的时间管理系统

时间管理这事，说复杂也复杂，说简单也简单，在我的理论体系中，只有三件事是中流砥柱。

时间管理这事，说复杂也复杂，说简单也简单。

说它复杂，因为这里有很多技巧：批量处理、时间单元、一时一事、碎片时间利用、先啃硬骨头……不一而足。这些皆为枝节，今下不谈。

说它简单，因为在我的理论体系中，只有三件事是中流砥柱。做好这三件事，便能纲举目张，成为入门级的时间管理高手。

它们分别是：精细使用时间，压缩低效活动，构建时间管理系统。

对于前两件，不仅需要“知其然，知其所以然”，还需要身体力行、不断修炼，以后有机会细说。对于第三件，相对来说，更容易在短时间内速成。我掐指一算，大约半小时。

今天来说说第三件事。

自己的，小快灵

大点的公司常会安排的员工的职业培训，其中少不了时间管理的课程。头一次听这类课程，你觉得很爽很燃，“收获颇丰”，好像找到了一把打开超能力的钥匙，生活就要翻天覆地、脱胎换骨了。

可一到了实战，你感觉“不得劲”。要么，你觉得总要弄这弄那，好麻烦；要么，你坚持了几天，发现效果并不明显。一来二去，你开始认为，所谓的时间管理都是扯淡，“计划赶不上变化”。接着，又回到了随心随性、自由驰骋的老路子。

不是课程没用，而是你姿势不对。课程上讲了许多技巧：教你思维导图，教你要事优先，教你四个象限的处理原则……这些或多或少会有用处。但这些独立的技术，只能碎片化地改变你的行为，即无法支撑整个体系，也不能持续地驱动你的生活，更不会系统地改造你自身。

所以，我觉得，课程培训里，那些技术枝节不重要，重要的是时间管理的思路和系统设计的逻辑。你要用这套思路，构建一个小快灵的自己的时间管理系统。这才是精髓所在。

这有两个要点：

第一，自己的。

要有自己的时间管理系统。

不要照搬课程或书上的方法，那样做的结果大概率是“不好使”。

千人千面，不同的性格、习惯、行业和工作内容，必然对应着不同的管理工具。你很难想象，“奔波在外的销售”和“整天坐班的HR”，会用同一套工具来管理时间。真若如此，就说明那套东西很粗放，不能敏感地匹配不同人群，更谈不上精细地提升效率。

你需要的是一套量身定做、严丝合缝的系统。像一套私人订制的西装，精细贴合你的工作生活，以提升你个人机器的运转效率。你会根据自己的需求去设计细节。而一切的出发点是“更舒服、更高效”。如人饮水，冷暖自知，你的感受只有自己知道，没人能代替你做这个事情。

一千人眼里，有一千个哈姆雷特，也有一千套时间系统。

第二，小快灵。

在我的实践里，很少使用GTD软件或APP来管理时间。我觉得那样太重了：越是深度开发的软件，越让我觉得失去灵活性，也离“自行设计”的理念越远。

“每次接到事项，都要打开APP，花几秒进行录入”的动作不会让我感到舒服；我也不会习惯“奔波了一天，回家后还要专门花时间，打开电脑，录入或删除事项”……这增加了负担，伤害了效率。

太复杂的逻辑、太复杂的方法，都和我的初衷背道而驰。我追求的是个帮手，而不是个累赘。

我常用的只是：手机、电脑、A4纸、邮箱、云笔记。都是最普通的东西。通过对它们的组合设计，捏合成最舒服顺手的工具。它的自由度很高，调整起来很方便；它很轻，你可以随时拎包出门，丝毫不影响打仗。一切的出发点都是“更舒服、更高效”。“好用与否”是这里检验真理的唯一标准。

我要一把灵巧锋利的匕首，而不是一台沉重臃肿的大炮。

在我的旧文《一个小快灵的邮件管理方法》里，就呈现了这样一个时间管理系统。那段时间，我的主要工作是运营管理，所以邮箱是主要载体。后来工作内容有了些变化，泡在市场前线的时间多了，这套系统就不那么合身了。

于是，我使用了下面这个系统。

举个例子

在印象笔记建四个文档：“todo池”、“todo now”、“todo short”和“todo long”。

它们的分工是这样的：

todo池：收集来的待办事项。它们还没来得及处理归档，横七竖八地趟在这里。

todo now：立即要做的事。如：老板的一切指示、客户急需的项目数据、火急火燎的事故处理……大原则是：尽量让“todo now”处于清空状态。

todo short：稍后要做的事情。这个“稍后”可能指的是半天或一天。它们需要在较短的期限内完成，但不如“todo now”们紧急，可以“稍放一放”。只要保证“todo now”全部处理完毕，再来应付这个标签，就可以很从容了。

todo long：较长要做的事情。这个“long”可能是一周甚至更长。其中事项可能是：下周三要参加的饭局、两周后需要提交的合同样本等。

这四个文档在不断动态迭代：完成了的，就销项了；“todo now”清空了，会有部分“todo short”的部分事项升级上来。

场景变成了这样

路上接到电话，有几个事要处理。如果它很紧急，则立即处理；如果它能在1分钟内解决（比如转发微信、通知某人），则立即处理；如果它不那么紧急，则速记下来，扔到“todo池”里。记下来了，就不会丢了；心里踏实，脑子里不再惦记了。

上午等电梯，打开iphone，看看“todo now”（以前这个时间是拿来刷朋友圈了），琢磨下这个事的处理思路，想想那个电话该怎么打。

到了公司，集中精力，逐一地处理“todo now”。不做完不休息。当清空“todo now”时，心里踏实了，松一口气。

“在咖啡厅等人”或“外出的出租上”，刚好有十来分钟的空闲，打开全键盘手机，清理“todo池”，剪切粘贴，让各个事项去到该去的地方。如果还有时间？搂一眼“todo short”，顺手清掉了几件事，销项，翻篇，释放大脑内存。

回家路上，花五分钟做个梳理：有的事项，做完了就删除了；有的事项，升级了；有的事项，临时想起来，新增上去。当“todo now”再度空空如也，感觉心如止水、中气十足。

根据个人需求，我会有微调。比如把“schedule”模块嵌入到“todo now”里。里面记录了事件的日期节点，一目了然，不会遗漏。

如此，生活进入了可控、有序、高效的状态。

再啰嗦几句

1、外接硬盘

大脑的擅长是思考，而不是记忆。硬盘和纸笔的擅长才是记忆。对于我等天赋平平的普通人，本来大脑内存就小，若还要纯用脑力承担琐碎事务的记忆工作，必然不胜其苦。

以上这套行为，相当于外接了一个移动硬盘，通过一个不太复杂的方法，将并非必要的记忆工作承接了下来。从而将我的脑力解放出来，去做更多的发散思考和逻辑推理。

以前脑子里装10件事都会混成一锅粥，现在接收100件事也不会觉得混乱。这就是时间管理创造的生产力。

2、todo驱动

这套系统并不复杂，但它极大地简化了我的生活。一个很大的好处是，它让我的生活变成了“todo驱动”。

我会进行深度思考，会审视大方向，也会拟定中长期的目标计划，然后将计划分解到这套系统里。

努力不再是一个抽象的感念，而是一个个具体的、可触摸的事项。想要变得更好？很简单，去完成“销项”就好了。就像高中时的写作业，完成一项，划掉一项。

你付出的点点滴滴，都没有浪费，都在做正功。这种感觉，会让你更有努力的动力。

3、不拘一格

不要拘泥于格式。美观和整洁并不是最重要的。你是写给自己看的，舒服好用才是王道。太追求外形美观和格式整齐，反而会拖低效率。

实际上，我更倾向于信笔涂鸦式的记录，更快更省时。自己能看懂就行。

4、不要照搬

上面的例子只是抛砖引玉。我用的很舒服，到给你那可能就不痛快。机械照搬式的拿来主义，不一定给你最好的使用体验。回炉再造是必要的过程。相较于具体细节，本文的思路才是更值得借鉴参考的。

毛主席说，“自己动手，丰衣足食”；巴菲特说，“学我者生，似我者死”。

5、常常梳理

系统做好了，就要经常用。它是来帮你解决问题的，不是摆在客厅里装点门面的。

如果你磨合出了一套很舒服的系统，那它的使用频率会很高。水乳交融，它融入你的生活，成为你身体的一部分。

而梳理，是系统的润滑油，是一个常态化的动作，是保证机器顺畅运转的必要方式。为什么我不断强调“小快灵”：只有足够轻便，梳理起来才会毫不费力，才会消除你内心的抵触抗拒。

6、云笔记

云笔记是很有用的工具。我可以用全键盘手机躺在沙发上做编辑，也可以用iphone随时进行的查看阅读，还可以坐在笔电脑前地制订一个月的计划。云笔记能在多个终端进行同步互通，这让事情变得高效方便。

我习惯用印象笔记，但这并非必须。市面上有很多云笔记，选一款舒服合适的就好。如果实在不喜欢，iphone自带的备忘录也可以满足基本需求。

7、适度管理

讲创业的时候，有一点很重要：适度管理。管理服务于业务，够用就好。到什么阶段，用什么程度的管理。一个初创企业，上来就套用五百强的管理流程，那只会消耗有限的创业资源。

同样的道理，时间管理为生活运转服务，它只是一项工具。产出为本，工具为用。不是为了时间管理而管理，更好的表现、更强的输出才是我们的目标所在。