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让你的员工手册有效用起来

    “杜老师,咨询一下,员工手册在某种程度上是不是可以代表公司行政管理制度,如果我把员工手册拿去劳动局备案,员工在入职时签承诺书,‘我已经阅读了公司员工手册(行政管理制度),并自觉遵守,接受公司考核’,这样算是合法的吧?”上次的飞鸽在QQ上信息过来。

    杜宇觉得有点奇怪,“不合程序,去劳动部门备案公司制度是制度公示的可选渠道之一,但前期还有很多流程要走才算是有效的制度。”

    飞鸽疑惑:“为什么?只要我在劳保局备过案了,我们这就是合法的啊?”

    杜宇无奈,不过还不错,毕竟还是知道要让员工手册走一定的程序才能生效,只是不知道如何走:“员工手册的生效是有一定程序的,如果你们要做,我再详细和你说说。”

    “好的啊,谢谢老师。”飞鸽发了个调皮的QQ表情。

    “员工手册生效一般要经过六个步骤,首先立项,确定公司的实际需求,从上次你介绍的公司淡旺季生产情况来看是有必要的;第二步是调查,对企业管理的现状、存在的问题进行调查;第三步,起草员工手册的初稿;第四步,将起草的初稿交予工会委员会或者全体职工讨论;第五步,将修改的初稿再与部分员工代表或者工会委员讨论确定最终稿;第六步,将最终稿公示,没有异议,才算流程走完。”杜宇详细把流程叙述了一遍。

    “这么多步骤啊,那要多久才能完成员工手册?”飞鸽十分吃惊。

    “一般员工手册从指定到颁布实施,至少需要半年时间,不过你只要从第三步开始做就可以了,前面的步骤可以通过部门内部讨论或意见征集完成。”杜宇将实践的操作经验一起分享。

    “嗯,那老师,那我们还要成立工会委员会了,老板不同意咋办?”飞鸽提出自己的担心。

    “如果老板不同意成立工会委员会,也不要紧,有职工代表大会也是可以的,到时候找一些熟悉的员工开个会,挂个横幅,举个手,拍张照片不就结了,流程是流程,程序是程序。”

    “还是老师有经验,我们估计也不会这么正规,把程序简单的走了。”飞鸽说。

    “程序简单可以,不过每个过程都要有些证据,比如职工代表大会参与讨论的照片,每次开会的签到表等。”杜宇把细化了程序中注意的环节。

    “哈哈,那我去准备了,这下我可以好好地整一下他们,再不听话,有员工手册这把神剑,我就不怕了。”飞鸽十分高兴。

    “员工手册也不是你想写啥就写啥的,要做到内容合法和合理,不然即使你走了民主程序也是无效的。”杜宇给她泼了凉水。

    “老师,什么叫内容合法、合理,能不能给我举个例子说说。”飞鸽本以为可以领命而去,没想到还有详细内容。

    “先举个内容合法的例子,案例情景如下:

    员工甲为企业的业务主管,月薪4000元,由于工作需要,2007年3、4月员工甲共加班22小时,其中16小时为延时加班,6小时为双休日加班,A企业共向其支付加班费300元。

2007年5月甲提出离职,并要求企业补发加班工资,企业以员工手册中明确规定员工每月加班工资不得超过150元为由拒绝支付。员工一气之下提起仲裁,劳动争议仲裁委员会以A企业员工手册上述内容违法为由,支持了甲的申诉请求,裁决A企业向员工甲补发加班费560.4元。

    这是一个典型的员工手册内容违法的案例,你可以借鉴一下。”

    “澳,原来是这样,员工手册也不是什么六脉神剑。”飞鸽顿悟。

    “你武侠小说读多了吧。”杜宇开玩笑道。

    “哪里,那老师再给讲个内容合理的案例吧。”飞鸽还没忘下一个问题。

    “内容合理,很好理解,比如这么个条款,‘员工在办公区吸烟,一经发现企业即可解除劳动合同关系。’对于该项的内容是否合理,应当区分情况进行判断,如果对于一个无消防特殊要求的工作区而言,上述规定显然过于苛刻,有失合理;如果对于一个消防重地,如存放易燃易爆物品的仓库,或者以前我参观过的一家纺织企业,像这样的要求,并不为过。”

    “老师举得例子非常容易理解,我记下了,我们老总恨不得把员工手册写成他的自传,如果他提了特殊化的要求,我也可以给他举这个例子了。”飞鸽幽默道。

    “是的,一份完美的、可行性的员工手册,对你来说就是一个项目了,完成后应该收获不少。”

    “现在也受益匪浅了,老师,你看员工手册生效之后,是不是就可以实施奖惩了?”飞鸽继续挖掘。

    “员工手册生效后,还得有一个签收,不然对于员工还是无效的。”

    “还有程序啊?”飞鸽虚惊,亏好多问了句。

    “我再给你举个小例子:

    员工甲于2005年9月1日到A公司担任某部门经理,约定试用期为3个月,试用期为每月6400元。员工甲在该公司工作至2005年11月25日,甲主张在该公司工作期间存在加班,于是向劳动争议仲裁委员会提起仲裁,要求A公司补发其加班工资共计5500元。

    员工甲为证明其加班的事实,向仲裁委员会提交了其加班的打卡记录以及员工加班登记表。A公司认可在加班登记表上的签字的均系该公司员工,但根据公司管理制度的规定,因签字并非员工甲的主管领导,没有审批加班的权利,固不能证明员工甲存在加班事实。就此,该公司向仲裁提交了考勤管理制度。员工甲对该制度不予认可,认为公司就该制度未向其进行过明示。

    仲裁委员会审理认为,A公司主张该公司考勤管理制度规定‘员工如需加班,必须事先填写加班申请单,经主管上级领导核实签字后方可生效。’但员工甲对该制度不予认可,且公司未向其提供该制度已向甲进行过明示的证据,故仲裁委员会对该考勤管理制度不予认可,该制度对甲不具有约束力。甲提供的加班登记表所载明的加班记录有公司员工的签字确认,故仲裁委员会认定甲进行了加班工作,A公司应向其支付加班工资。

    上面案例的争议焦点就是考勤制度的是否生效上,所以咱们在制定公司员工手册后,还必须保证每位员工的签收,同时我们人力资源部保存好相应的证据”杜宇长篇大论的举了例子。

    “也就是归纳来说,有效的制度大的流程有三个:1、拟定本身合法合理的内容;2、经过民主程序,草拟、讨论、公示等;3、最后本人签收。”杜宇总算松了口气。

    “杜老师,真让您费心了,例子真丰富,也给我们的员工手册顺产奠定了基础,改天我请你吃饭啊。”飞鸽发了一杯咖啡表情过来。

    “吃饭好啊,改天正好组织我们学员一起聚聚。”杜宇接了他的话。

    “好的,那改天见。”

    “再见!”

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